حوكمة السجلات الإدارية والاحتفاظ بها وضبط المعلومات

التخصص : ادارة البيانات

برنامج متقدم لبناء منظومة مؤسسية متكاملة لحوكمة السجلات، وسياسات الاحتفاظ والإتلاف، وتصنيف المعلومات، وضبط الوصول، بما يعزز الامتثال والمساءلة وكفاءة إدارة المعلومات.
المدة: 10 أيام
المستوى: متقدم

المقدمة

تمثل السجلات الإدارية ذاكرة المؤسسة وأحد أهم مصادر الإثبات والمساءلة واستمرارية الأعمال، مما يجعل إدارتها مسؤولية حوكمية تتجاوز عمليات الحفظ والأرشفة التقليدية. وتزداد أهمية هذه المسؤولية مع تنوع المعلومات الورقية والرقمية، وتنامي متطلبات الامتثال، والحاجة إلى تحديد واضح لمدد الاحتفاظ والصلاحيات وآليات الإتلاف المنضبط.
تقدم هذه الدورة إطاراً متكاملاً لفهم حوكمة السجلات ودورة حياتها، وتصنيف المعلومات، ووضع جداول الاحتفاظ، وضبط الوصول، وإدارة السجلات الحساسة، والاستعداد للتدقيق والتحقيقات. كما تعزز قدرة المشاركين على تطوير سياسات وضوابط تحقق التوازن بين الاحتياجات التشغيلية والمتطلبات القانونية والحوكمية..

الفئات المستهدفة

  • مديرو ورؤساء الإدارات الإدارية
  • مديرو ومسؤولو إدارة السجلات والوثائق
  • مسؤولو الأرشفة وإدارة المعلومات
  • مديرو المكاتب والمكاتب التنفيذية
  • مسؤولو الحوكمة والامتثال
  • مسؤولو إدارة المخاطر والرقابة الداخلية
  • مسؤولو حماية المعلومات والخصوصية
  • الموظفون المعنيون بإدارة الوثائق والمراسلات المؤسسية

المهارات المستهدفة

  • تصميم أطر حوكمة السجلات الإدارية
  • إدارة دورة حياة السجلات والمعلومات
  • تطوير جداول وسياسات الاحتفاظ
  • تصنيف السجلات وفق قيمتها وحساسيتها
  • ضبط الوصول والصلاحيات على المعلومات
  • إدارة الإتلاف والتحويل والأرشفة
  • دعم الامتثال والتدقيق والمساءلة
  • إدارة المخاطر المرتبطة بالسجلات والمعلومات

المخرجات المتوقعة

  • تفسير المبادئ الأساسية لحوكمة السجلات والمعلومات داخل المؤسسات.
  • تحديد المسؤوليات والصلاحيات المرتبطة بملكية السجلات وحفظها واستخدامها.
  • تصنيف السجلات وفق طبيعتها وقيمتها ومستوى حساسيتها.
  • تطوير قواعد واضحة للاحتفاظ بالسجلات ومراجعتها وإتلافها.
  • تطبيق مبادئ ضبط الوصول وحماية المعلومات الحساسة.
  • إدارة دورة حياة السجل منذ الإنشاء وحتى الإتلاف أو الحفظ الدائم.
  • تحديد المخاطر المرتبطة بسوء إدارة السجلات والمعلومات.
  • دعم عمليات التدقيق والتحقيق والامتثال من خلال سجلات موثوقة وقابلة للتتبع.
  • تطوير مؤشرات وضوابط لمراقبة فعالية منظومة إدارة السجلات.
  • بناء إطار مؤسسي متكامل لحوكمة السجلات والاحتفاظ وضبط المعلومات.

فهرس الموضوعات التدريبية

  • مفهوم حوكمة السجلات وأهميتها المؤسسية
  • السجلات كأصول معلوماتية وأدلة مؤسسية
  • مبادئ المساءلة والشفافية والموثوقية
  • العلاقة بين الحوكمة وإدارة السجلات وإدارة المعلومات
  • مخاطر غياب الحوكمة المنهجية للسجلات

  • تحديد ملكية السجلات ومسؤولية حفظها
  • أدوار الإدارة والموظفين والجهات الرقابية
  • الفصل بين الملكية والحيازة والصلاحيات
  • سياسات إدارة السجلات ومستويات المسؤولية
  • لجان الحوكمة وآليات التصعيد واتخاذ القرار

  • إنشاء السجلات واستلامها وتسجيلها
  • الاستخدام النشط والحفظ التشغيلي
  • الانتقال من السجلات النشطة إلى غير النشطة
  • التحويل إلى الحفظ طويل الأجل أو الأرشيف
  • الإتلاف المنضبط ونهاية دورة حياة السجل

  • تطوير هياكل التصنيف المؤسسي
  • التصنيف الوظيفي والموضوعي للسجلات
  • قواعد التسمية والفهرسة والوصف
  • البيانات الوصفية ودورها في إدارة السجلات
  • توحيد التصنيف بين الإدارات والوحدات التنظيمية

  • مفهوم مدة الاحتفاظ وأسس تحديدها
  • المتطلبات التشغيلية والقانونية والتنظيمية
  • تصميم جداول الاحتفاظ بالسجلات
  • الأحداث المحفزة لبدء مدة الاحتفاظ
  • المراجعة الدورية وتحديث متطلبات الاحتفاظ

  • معايير تحديد المصير النهائي للسجلات
  • الموافقات والضوابط السابقة للإتلاف
  • توثيق قرارات وعمليات الإتلاف
  • تعليق الإتلاف عند التحقيق أو النزاع
  • اختيار السجلات ذات القيمة الدائمة وتحويلها للأرشيف

  • مستويات حساسية وسرية المعلومات
  • مبادئ الحاجة إلى المعرفة وأقل صلاحية
  • تحديد صلاحيات الاطلاع والاستخدام والتعديل
  • مراجعة الصلاحيات وإدارة الاستثناءات
  • حماية السجلات السرية والحساسة

  • خصائص السجلات الرقمية ومتطلبات موثوقيتها
  • سلامة السجلات وأصالتها وقابليتها للتتبع
  • التحكم في الإصدارات والنسخ المعتمدة
  • إدارة البريد الإلكتروني والمراسلات كسجلات مؤسسية
  • مخاطر النسخ غير الخاضعة للرقابة وتشتت المعلومات

  • مخاطر عدم الامتثال في إدارة السجلات
  • السجلات المطلوبة لأغراض التدقيق والمساءلة
  • قابلية التتبع وسلاسل المسؤولية
  • الاستجابة لطلبات المعلومات والتحقيقات
  • مراقبة الالتزام وتوثيق حالات الاستثناء

  • تصميم إطار شامل لحوكمة السجلات
  • مواءمة السياسات والإجراءات والمسؤوليات
  • مؤشرات قياس جودة وفعالية إدارة السجلات
  • المراجعة الدورية والتحسين المستمر للضوابط
  • ترسيخ ثقافة المسؤولية والانضباط المعلوماتي

ميزات الدورة

  • محتوى متجدد وتفاعلي
  • أمثلة افتراضية ودراسة الحالات
  • اختبارات قبلية وبعدية لقياس الأثر
  • شهادة موثقة برمز تحقق QR

لم تجد موعداً مناسباً؟ سجّل اهتمامك بالدورة وسيتواصل معك فريقنا لتحديد الموعد والمكان.

سجّل في هذه الدورة