إدارة ضبط الوثائق والسجلات

التخصص : الامتثال

برنامج تدريبي متخصص يركّز على تطوير أنظمة فعّالة لضبط الوثائق والسجلات بما يضمن الامتثال، الكفاءة التشغيلية، واستدامة المعلومات داخل المؤسسات.
المدة: 5 أيام | المستوى: متوسط

المقدمة

في بيئات الأعمال المعاصرة، تمثل إدارة الوثائق والسجلات عنصرًا حاسمًا لضمان الحوكمة المؤسسية والامتثال التنظيمي. فمع تزايد حجم البيانات وتعقيد العمليات، تصبح الحاجة ملحّة إلى أنظمة دقيقة تضمن تنظيم المعلومات، سهولة استرجاعها، وحمايتها من المخاطر. تركز هذه الدورة على بناء منهجيات احترافية لضبط الوثائق والسجلات، مع استعراض المعايير الدولية وأفضل الممارسات، وتمكين المشاركين من تصميم وتنفيذ أنظمة متكاملة تدعم الكفاءة التشغيلية واتخاذ القرار.

الفئات المستهدفة

  • مدراء إدارة الوثائق والسجلات
  • موظفو الأرشفة والمحفوظات
  • مدراء الجودة والامتثال
  • مدراء المشاريع
  • موظفو الشؤون الإدارية
  • مسؤولو نظم المعلومات
  • العاملون في الحوكمة المؤسسية

المهارات المستهدفة

  • تصميم أنظمة ضبط الوثائق
  • تطبيق معايير إدارة السجلات
  • تصنيف وفهرسة الوثائق
  • إدارة دورة حياة الوثيقة
  • الامتثال للسياسات والتشريعات
  • استخدام أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية

المخرجات المتوقعة

  • فهم شامل لمفاهيم ضبط الوثائق وإدارة السجلات.
  • تصميم نظام متكامل لإدارة الوثائق داخل المؤسسة.
  • تطبيق أفضل الممارسات والمعايير الدولية.
  • تحسين كفاءة الوصول إلى المعلومات واسترجاعها.
  • ضمان الامتثال التنظيمي وحماية الوثائق.

فهرس الموضوعات التدريبية

  • مفاهيم إدارة الوثائق والسجلات
  • الفرق بين الوثائق والسجلات
  • أهمية الحوكمة المعلوماتية
  • التحديات المعاصرة في إدارة الوثائق
  • دور إدارة الوثائق في المؤسسات

  • أساليب تصنيف الوثائق
  • نظم الترميز والفهرسة
  • إعداد هياكل الملفات
  • إدارة النسخ والإصدارات
  • التحكم في الوصول إلى الوثائق

  • مراحل دورة حياة الوثيقة
  • الإنشاء والمراجعة والموافقة
  • التخزين والحفظ
  • الإتلاف والأرشفة النهائية
  • سياسات الاحتفاظ بالوثائق

  • مفهوم EDMS
  • خصائص الأنظمة الإلكترونية
  • تكامل الأنظمة مع العمليات المؤسسية
  • أمن المعلومات في الأنظمة الرقمية
  • التحول الرقمي لإدارة الوثائق

  • معايير ISO في إدارة السجلات
  • سياسات وإجراءات الامتثال
  • التدقيق الداخلي والخارجي
  • إدارة المخاطر المرتبطة بالوثائق
  • تحسين الأداء واستمرارية الأعمال

ميزات الدورة

  • محتوى متجدد وتفاعلي
  • أمثلة افتراضية ودراسة الحالات
  • اختبارات قبلية وبعدية لقياس الأثر
  • شهادة موثقة برمز تحقق QR