دورة إدارة الوثائق والسجلات (أخصائي ضبط الوثائق)

التخصص : ادارة البيانات

برنامج تدريبي متخصص يطوّر الكفاءات المهنية لإدارة الوثائق والسجلات وفق أفضل الممارسات الدولية، مع التركيز على الامتثال، الحوكمة، والتحول الرقمي للمعلومات المؤسسية

المقدمة

في بيئات الأعمال المعاصرة، أصبحت إدارة الوثائق والسجلات عنصرًا حاسمًا لضمان الكفاءة التشغيلية والامتثال التنظيمي واستمرارية الأعمال. إذ تمثل الوثائق أصولًا معلوماتية استراتيجية تتطلب ضوابط دقيقة لحفظها، تنظيمها، واسترجاعها. تركّز هذه الدورة على بناء إطار مهني متكامل لإدارة الوثائق والسجلات، يشمل السياسات، أنظمة التحكم، التحول الرقمي، وأدوات إدارة دورة الحياة. كما تمكّن المشاركين من تطوير ممارسات فعّالة تعزز دقة البيانات، الحوكمة المؤسسية، وتقليل المخاطر المرتبطة بإدارة المعلومات.

الفئات المستهدفة

  • أخصائيو ضبط الوثائق (Document Controllers)
  • مدراء إدارة السجلات والمحفوظات
  • موظفو إدارة الجودة والامتثال
  • مدراء المشاريع والهندسة
  • مسؤولو نظم المعلومات
  • العاملون في الأرشفة الإلكترونية
  • مدراء التحول الرقمي

المهارات المستهدفة

  • إدارة دورة حياة الوثائق والسجلات
  • تطبيق أنظمة ضبط الوثائق (Document Control Systems)
  • تصميم سياسات وإجراءات إدارة السجلات
  • استخدام أنظمة EDMS بفعالية
  • ضمان الامتثال والمعايير الدولية
  • تحسين عمليات الأرشفة والاسترجاع

المخرجات المتوقعة

  • فهم شامل لمفاهيم إدارة الوثائق والسجلات.
  • تطبيق أنظمة ضبط الوثائق بكفاءة داخل المؤسسات.
  • تصميم سياسات وإجراءات متوافقة مع المعايير الدولية.
  • تحسين جودة ودقة البيانات المؤسسية.
  • تعزيز الامتثال وتقليل المخاطر القانونية.
  • إدارة التحول الرقمي للوثائق والسجلات.

فهرس الموضوعات التدريبية

  • المفاهيم الأساسية والفرق بين الوثائق والسجلات
  • أهمية إدارة المعلومات في المؤسسات
  • دورة حياة الوثيقة
  • تصنيف وأنواع الوثائق
  • الأدوار والمسؤوليات

  • مبادئ التحكم في الوثائق
  • الترقيم والتكويد وإدارة الإصدارات
  • إجراءات المراجعة والاعتماد
  • تتبع التعديلات والتدقيق
  • إدارة التوزيع

  • معايير إدارة السجلات (ISO 15489)
  • سياسات الاحتفاظ والإتلاف
  • الامتثال التنظيمي
  • إدارة المخاطر القانونية
  • التدقيق الداخلي للسجلات

  • مفهوم EDMS وأنواعه
  • الأرشفة الإلكترونية
  • إدارة البيانات الوصفية (Metadata)
  • تكامل الأنظمة الرقمية
  • أمن المعلومات

  • مؤشرات الأداء لإدارة الوثائق
  • الحوكمة المؤسسية للمعلومات
  • إدارة الجودة في الوثائق
  • استراتيجيات التحسين المستمر
  • أفضل الممارسات العالمية

ميزات الدورة

  • محتوى متجدد وتفاعلي
  • أمثلة افتراضية ودراسة الحالات
  • اختبارات قبلية وبعدية لقياس الأثر
  • شهادة موثقة برمز تحقق QR